Экспедиторы всё чаще совмещают функции организатора и фактического перевозчика: берут груз по договору ТЭО и везут его на собственном автомобиле. Вопрос, который всплывает в каждой второй сделке: нужна ли в таком рейсе электронная транспортная накладная (ЭТрН), или достаточно акта экспедитора в ЭДО? Ниже — практическая схема, как не наделать ошибок. Разберём роли сторон, когда без ЭТрН не обойтись, какие реквизиты обязательны, как стыковать документы с маркировкой и складскими операциями, и как закрывать рейсы без расхождений по весу и местам.
Ключ к выбору документа — кто именно выступает перевозчиком по факту. Если экспедитор выполняет перевозку своим ТС, он одновременно экспедитор и перевозчик. Для грузоотправителя он остаётся исполнителем по ТЭО, но при приёмке/сдаче груза возникают отношения, аналогичные договору перевозки. В этом случае используется ЭТрН как первичный документ, фиксирующий сдачу‑приёмку и ответственность перевозчика. Если же экспедитор только организует доставку и привлекает стороннего автоперевозчика, ЭТрН оформляет именно привлечённый перевозчик, а экспедитор — в своём ЭДО закрывает услуги экспедирования (заявка, отчёт, акт).
ЭТрН обязательна, если: а) есть фактическая автоперевозка грузов по дорогам общего пользования; б) нужно подтвердить приёмку/сдачу мест, веса, состояния тары; в) требуется документ для дорожного контроля (водителю — вместо бумажной ТН). Если перемещение идёт внутри склада/территории без выезда на дороги, часто достаточно складских ордеров и акта экспедитора. При мультимодале ЭТрН оформляют на автоплечо; при прямом смешанном сообщении её связывают с коносаментом/CMR или железнодорожной накладной через идентификаторы отгрузки. При самовывозе покупателя перевозчиком по сути выступает он — ЭТрН выписывает самовывозящийся контрагент, а продавец подтверждает отгрузку УПД/ТОРГ‑12 в ЭДО.
Подписанты ЭТрН: грузоотправитель, перевозчик (в нашем случае — экспедитор как перевозчик) и грузополучатель. Водитель подписывает со стороны перевозчика. Электронные подписи: квалифицированные, у водителя — через мобильное приложение/криптоключ, у склада — через ЭДО‑оператора. Обязательные поля: отправитель/получатель с ИНН/КПП, адреса точек, данные ТС и прицепа, ФИО водителя, номенклатура, количество мест, брутто/нетто, упаковка, особыe отметки (температурный режим, хрупко), сведения о маркировке (коды упаковок/агрегаций). Для возвратной тары — отдельные строки. Если частичная сдача — используйте статусы «частичная приемка» и корректировочные ЭТрН на остатки, чтобы не завис рейс в системе.
При товарах из ФГИС «Честный знак» корректно указывайте агрегаты (короба, паллеты) и номера упаковок, к которым привязаны коды Data Matrix. Не допускайте пересорта кодов при пополнении паллет: грузчик меняет короба — а в ЭТрН остаются прежние коды. Решение — сканирование при отгрузке и автозаполнение полей из WMS. По весу типичная ошибка — брать «вес по прайсу», а не фактический брутто с паллетами и стретчем; на приёмке это всплывает как «несоответствие». Вводите контрольное взвешивание на рампе и фиксируйте результат в ЭТрН. Для опасных грузов добавляйте класс ООН и инструкции, иначе инспекция на дороге может развернуть ТС.
Если автоплечо предшествует морю, в ЭТрН указывайте номер контейнера, пломбы и бронь судозахода; после сдачи в порт создавайте закрывающую запись с отметкой терминала. Если автоплечо после моря — свяжите ЭТрН с коносаментом и номером контейнера, приложите фото вскрытия и переупаковки, если были. Для ж/д используйте номер накладной и вагонов, а для LCL — номер партии/склада временного хранения. Это позволяет без ручных актов состыковать документы в ЭДО и автоматически закрывать услуги по заявке экспедитора.
Перед выездом: проверьте роли (кто перевозчик), доступность ЭЦП водителя, валидность маршрута для габаритов/ADR, и настройте связки с УПД/коносаментом/жд‑накладной. На погрузке: сканируйте коды маркировки, фиксируйте фактический брутто и количество мест, фото тары/пломб. В пути: обновляйте статусы «в пути», «прибыл», для температурных грузов — прикладывайте треки. На приемке: используйте частичную приемку при недостаче/пересорте, делайте корректировочную ЭТрН. После рейса: закройте ЭТрН, выгрузите данные в ЭДО для акта выполненных работ и в WMS покупателя, сохраните связку документов в учёте.
АльфаСтар помогает выстроить документооборот под ваши маршруты: настроим ЭТрН и ЭДО под роль экспедитора‑перевозчика, обучим склад и водителей, интегрируем с WMS/TMS и «Честным знаком», проверим шаблоны, чтобы рейсы закрывались без расхождений и споров с контрагентами.
