Ответ поставщика «документов нет» нужно уточнить. Возможно, речь об инвойсе, техническом паспорте, документах для экспорта или сертификате соответствия ЕАЭС. Это разные ситуации, и действия в них будут различаться.
До оплаты выясните, каких именно сведений не хватает. Если неизвестны изготовитель, состав или характеристики товара, сначала получите эти данные. Номер документа на похожее изделие не подтверждает соответствие вашей продукции.
| Документ или сведения | У кого запросить |
|---|---|
| Инвойс с описанием, количеством и стоимостью | У продавца; сведения должны согласовываться с контрактом и спецификацией |
| Упаковочный лист, масса и размеры мест | У поставщика или склада, который упаковывает товар |
| Назначение, состав, характеристики и модели | У изготовителя или поставщика с подтверждающими материалами |
| Документы для экспорта из Китая | У участника сделки, который организует экспорт |
| Сертификат или декларация соответствия ЕАЭС | Сначала определить требования к товару, заявителя и порядок оформления |
| Документы для перевозки особого груза | Согласовать с перевозчиком по фактическим характеристикам товара |
Не все документы должен выдавать китайский производитель. Например, порядок оформления подтверждения соответствия зависит от требований к продукции и выбранной схемы.
Попросите полный документ с приложениями и протоколами испытаний, если они имеются.
Эти материалы могут помочь определить характеристики товара и оценить проведённые проверки. Однако документ для европейского или китайского рынка не становится документом соответствия ЕАЭС после перевода на русский язык.
Если готового документа ЕАЭС нет, это не всегда повод отказываться от закупки. Сначала выясняют:
Проверьте запись в соответствующем официальном реестре. Сопоставьте изготовителя, заявителя, описание продукции, модели, срок и статус документа. Изучите приложения: нужные артикулы могут быть перечислены именно там.
Совпадения общего названия товара недостаточно. Документ может относиться к другому изготовителю или определённой партии.
Применимость документа, оформленного другим заявителем, проверяют по конкретной схеме и условиям ввоза. Наличие номера само по себе не подтверждает возможность использовать документ для вашей поставки.
До отправки согласуйте с лабораторией или органом по сертификации количество образцов, модели и необходимые документы. Проверьте порядок их ввоза и сведения для декларирования. Условия ввоза продукции разъясняет ЕЭК.
Количество образцов для испытаний подтвердите договором или письмом органа по сертификации либо испытательной лаборатории.
Организацию испытаний лучше спланировать до отправки основной партии: ожидание документов после её прибытия может потребовать хранения и дополнительных операций.
Отказное письмо не заменяет сертификат или декларацию, если обязательное подтверждение соответствия предусмотрено для товара.
Уточните, какая компания заключит контракт, получит оплату, оформит экспорт и передаст документы. Участие торговой или экспортной компании может быть частью сделки, но её роль должна соответствовать договорам и платежам.
Данные о фактическом изготовителе при этом должны оставаться достоверными. Возможность расчётов и распределение обязанностей согласуют до перевода денег.
Если неизвестен изготовитель, нет характеристик для классификации, не определены обязательные разрешения или документы противоречат товару, сначала устраните расхождения.
Результатом проверки должен стать конкретный список: что предоставляет поставщик, что оформляется отдельно и какие действия нужно завершить до отправки партии.
